📋 통합관리시스템 v2.43 — AI 비서 기능 안내

안녕하세요, 선생님들 👋
이번 주말부터 학원 통합관리시스템에 AI 비서 기능이 추가됩니다. 매일 아침 출근하면 비서가 미리 준비한 듯 그날의 일정·할 일·메일을 한눈에 정리해서 보여드려요.

처음 보면 좀 낯설 수 있어서, 왜 만들었는지·어떻게 쓰는지를 정리해드립니다. 천천히 한 번만 읽어주시면 충분합니다.

📑 이 문서 안내

1. 무엇이 바뀌었나요?
2. 왜 만들었나요?
3. 첫날 한 번만 — Google 연결 (선택)
4. 매일 아침 어떻게 보이나요?
5. 자주 묻는 질문

✨1. 무엇이 바뀌었나요?

5가지 기능이 추가됐어요. 처음 한 번만 알아두면 됩니다.

① 매일 아침 ‘오늘의 브리핑’ 카드

통합관리시스템 첫 화면에 오늘 일정·할 일·미답 메일을 비서 톤으로 정리한 카드가 자동으로 떠요. 매일 아침 10시에 시스템이 미리 만들어두기 때문에, 11시 출근하시면 이미 준비되어 있어요.

왜? — 매일 캘린더·할 일·메일을 따로 확인하지 않고 한 번에 보기 위해

② 매일 11시 푸시 알림 + 이벤트 30분 전 알림

브라우저(또는 모바일 PWA)에서 매일 11시에 오늘 브리핑이 알림으로 옵니다. 또 캘린더 이벤트 시작 30분 전에도 알림이 와요.

왜? — 깜빡 잊은 회의·상담 일정을 미리 챙기기 위해

③ 본인 Google Calendar/Gmail/Tasks 연동 (선택)

원하시는 분만 본인 Google 계정과 학원 시스템을 연결할 수 있어요. 연결하면 브리핑에 학원 일정 + 본인 개인 일정 + Google Tasks + 미답 메일이 함께 정리됩니다. 읽기 권한만 받고, 학원 시스템이 메일을 보내거나 일정을 추가하지 않아요.

왜? — 개인 일정·할 일·메일을 통합해서 챙기는 비서

④ 원장님 전용 운영 체크리스트 + 1주일 미래 (이기수·이혜선·김승주)

원장님 세 분의 브리핑에는 구글 시트의 운영 체크리스트와 다음 1주일치 학원 일정 미리보기가 추가로 들어갑니다. 이번 주 챙겨야 할 것 / 미리 준비해둘 것을 자동으로 정리해줘요.

왜? — 원장님 운영 업무가 많아서 미리 챙기는 시스템 필요

⑤ 위젯 페이지 (작은 창)

메인 첫 화면의 📌 빠른 위젯 카드를 클릭하면 작은 위젯 창이 열려요. 오늘 일정·할 일·메모를 한 번에 보고 빠르게 추가할 수 있고, 여기서 알림 설정과 Google 연동도 관리합니다.

왜? — 두 모니터 쓰시는 분이 한 모니터엔 위젯 띄워두려고

🌟2. 왜 만들었나요?

학원이 커지면서 매일 챙겨야 할 게 많아졌어요.

예전	이제
아침에 캘린더 따로, Gmail 따로, 할 일 따로 확인	출근하면 통합 브리핑 카드 하나가 정리해서 보여줌
학부모 메일이 광고 사이에 묻혀서 놓침	광고는 자동 걸러내고, 확인·답장 필요한 것만 표시
이벤트 직전에 깜빡 잊음	30분 전에 푸시 알림
원장님은 운영 체크리스트를 따로 확인	브리핑에 자동 통합 (이기수·이혜선·김승주)

한 마디로: 매일 아침 머리 깨우는 시간을 줄이고, 정말 중요한 일에 바로 집중할 수 있도록 만들었습니다.

🔗3. 첫날 한 번만 — Google 연결 (선택)

⚠ 이 단계는 선택입니다.
Google 연결을 안 해도 학원 시스템 안 일정·할 일·푸시 알림은 정상 작동해요. 본인 Gmail·Google Calendar·Tasks까지 통합하고 싶을 때만 진행하세요.

연결 방법 (3분)

통합관리시스템 메인 페이지 우상단을 보면 로그인 이름 옆에 🔗 Google 연결 필요 ⚠ 같은 작은 버튼이 있어요. 클릭.
📌 빠른 위젯이 새 창으로 열립니다. 아래로 스크롤하면 🔗 Google 연동 섹션이 있어요.
🔗 Google 연결 버튼 클릭 → Google 계정 선택·동의 화면이 뜹니다. Calendar · Gmail · Tasks 읽기 권한을 요청해요.
⚠ "확인되지 않은 앱" 경고가 나오면 당황하지 마시고 "고급" → "(안전하지 않음)으로 이동" 클릭해주세요. 학원 내부 시스템이고 정상입니다. 학원 직원만 사용
모든 권한 ✅ 체크 후 "계속" → 위젯에 "✅ Google 영구 연결 완료" 토스트가 뜨면 끝.
메인 페이지로 돌아오면 헤더가 🔗 Google ✅로 바뀝니다.

✅ 한 번만 하시면 영구 연결
다시 로그인하거나 컴퓨터를 바꿔도 학원 시스템이 매일 자동으로 갱신합니다. 권한을 끊고 싶으시면 위젯에서 🔓 연결 해제 또는 Google 권한 페이지에서 직접 제거하시면 됩니다.

"확인되지 않은 앱" 경고가 신경 쓰이면

학원 시스템은 Google에 정식 등록 검증을 받지 않은 상태(내부 5명용)이지만, 코드는 학원 자체 시스템이고 외부로 데이터가 나가지 않습니다. 검증 신청은 일반 외부 공개 서비스가 아니라 필요 없어요. 그래도 불안하시면 안 연결해도 학원 일정·푸시는 정상 작동합니다.

☀️4. 매일 아침 어떻게 보이나요?

11시쯤 출근 → 통합관리시스템 열면 첫 화면 위쪽에 "오늘의 브리핑" 노란 카드가 자동으로 떠 있어요.
카드에는 비서 톤으로 "이기수 선생님, 오늘은 ..." 식으로 인사하고 오늘 일정·할 일을 시간 순으로 정리해서 보여줘요.
오른쪽 위 ✕ 닫기를 누르면 카드가 사라집니다. 새로고침하면 다시 떠요 (오늘 안 보고 싶으면 그냥 두세요).
전체 내용·Gmail·Google Tasks·1주일 미래 일정까지 다 보고 싶으면 📌 빠른 위젯 → 📋 오늘 브리핑 보기 버튼 클릭 → 모든 raw 리스트 확인.
11시쯤 "📋 오늘의 브리핑" 푸시 알림이 옵니다 (브라우저 허용 시).

💬5. 자주 묻는 질문

Q. 학생 이름이 메일이나 시트에 있으면 어떻게 되나요?

A. 백엔드에서 자동으로 학생 실명을 "학생"으로 익명화한 다음 AI에게 전달해요. AI 출력에도 학생 이름이 나오지 않게 시스템 프롬프트로 강제합니다. 안심하셔도 됩니다.

Q. Gmail 광고가 잔뜩 뜨면 어떡하나요?

A. 3중 광고 필터가 있어요. ① Gmail Primary 탭만 본다 ② '광고'·'뉴스레터'·'noreply' 등 키워드 차단 ③ 그래도 통과한 게 있으면 Claude AI가 한 번 더 판단해서 자동 발송은 무시. 다만 결제·입금·세금계산서 같은 중요 자동 알림은 보호됩니다.

Q. Google 연결 안 해도 되나요?

A. 네, 연결 없이도 학원 시스템 안 일정·할 일·푸시 알림은 전부 정상 작동해요. 본인 Google과 통합하고 싶을 때만 연결.

Q. 푸시 알림이 안 와요.

A. 위젯 → 🔔 알림 받기 버튼을 한 번 눌러주세요. 브라우저 권한 동의 후 작동합니다. 모바일은 PWA로 설치(주소창 옆 ⊕ 또는 공유 → 홈 화면 추가)하면 더 안정적이에요.

Q. AI가 모든 일정을 다 풀어쓰면 너무 길어요.

A. AI는 우선순위(due 가까운 것, 최근 생성된 것)를 자동 판단해서 6~10개만 자세히, 오래된 건 "외 N건"으로 묶습니다. 전체는 위젯 모달에서 확인하실 수 있어요.

Q. 학원 시스템이 내 메일을 읽고 어디 저장하나요?

A. 메일 본문은 서버에 저장하지 않습니다. 제목·발신자·미리보기 100자만 일시적으로 처리하고, Firestore에는 본인 계정만 읽을 수 있는 위치에 안전하게 저장됩니다.

Q. 무언가 깨졌어요. 어떻게 알릴까요?

A. 학원 단톡방 또는 이기수 원장님께 캡쳐와 함께 알려주세요. F12 → Console 탭의 빨간 에러도 같이 캡쳐해주시면 빠르게 진단됩니다.

📋 통합관리시스템에 AI 비서가 생겼어요

✨1. 무엇이 바뀌었나요?

① 매일 아침 ‘오늘의 브리핑’ 카드

② 매일 11시 푸시 알림 + 이벤트 30분 전 알림

③ 본인 Google Calendar/Gmail/Tasks 연동 (선택)

④ 원장님 전용 운영 체크리스트 + 1주일 미래 (이기수·이혜선·김승주)

⑤ 위젯 페이지 (작은 창)

🌟2. 왜 만들었나요?

🔗3. 첫날 한 번만 — Google 연결 (선택)

연결 방법 (3분)

"확인되지 않은 앱" 경고가 신경 쓰이면

☀️4. 매일 아침 어떻게 보이나요?

💬5. 자주 묻는 질문